Konverentsi planeerimise ning korraldamise kõrval on olulised ka konverentsi järeltegevused. Selles peatükis saab lugeda, kuidas neid planeerida ja ellu viia.

Fleet/Mobility EXEX 2018 Leedus.

Üheks olulisemaks tegevuseks saab kindlasti olema kommunikatsioon asjaosalistega. Nende hulgas on kindlasti korraldustiim, esinejad, partnerid, külalised ning muud korralduses osalevad osapooled. Selleks on neli olulisemat soovitust:

  1. Koosta kõigile asjaosalistele "Next steps" ehk järgmiste sammude checklist. Pärast sündmust on korraldajad ja nende partnerid tavaliselt ära teeninud väikese puhkepausi ja kõik soovivad lõõgastuda, kuid enne veel tuleb kokku koguda esitletud slaidid, andmebaasi ära märkida kohalolnud osalejad, toitlustajaga üle kontrollida realiseerunud kogused, fotograafilt saada fotod, tehnikatiimile anda juhised videosalvestuste vormistamiseks jpm. 
  2. Ütle kõikidele asjaosalistele “Aitäh” osalemise ja pingutuste eest. Tänades külalisi, partnereid ja muid osalisi, on hea võimalus sündmus kokku võtta, aga juba avada uks ka järgmise korraldamisele. Tänukirja saab saata emaili teel, kus võite tänada lühidalt asjaosalisi ning ühtlasi ka  jagada fotosid ning videosid toimunud sündmuselt. Samuti võib jagada ülevaadet toimunust sotsiaalmeedias.
  3. Korralda küsitlus sellest, kuidas külalistele meeldisid esinejad, teemad, toitlustus, asukoht ning üleüldine korraldus. Jaga kogutud tagasisidet kogu korraldustiimiga otsustamaks, mida parandada ja millega jätkata järgmisel sündmusel. Ära unusta tunnustamast partnereid, kes tegid sündmuse raames head tööd. Tagasiside küsitluse saad korraldada näiteks Worksupi rakendusega, mida võibolla kasutasid juba ka konverentsil sündmuse interaktiivsemaks muutmisel. Loe infot Worksupi kohta siit.
  4. Lepi kokku kokkuvõttekoosolek. Koosolekul saad kliendiga või partneritega läbi arutada tagasiside ja jagada emotsioone. Samuti mõelda järgmisele sündmusele ja teha mõned olulised otsused nagu toimumise aeg, koht ja soovitav peaesineja. Sedasi saavad osapooled koostööd varakult alustada.

Kõiki nimetatud toiminguid tasub teha paari-kolme nädala jooksul pärast sündmust, sest nagu pärast hea filmi vaatamist, on emotsioonid veel värsked ja detailid hästi meeles.