Haridusjuhtide aastakonverents
Loovaid ideid, tuntud esinejaid ja soodsaid lahendusi oskavad pakkuda kindlasti paljud, kuid konverentsi võib edukaks tunnistada alles siis, kui need plaanid on ellu viidud. Kõik eelmised konverentsikooli lood on ladunud küll vundamenti eduka ürituse tegemiseks, kuid kõige tähtsam on siiski elluviimine.

Stsenaarium

Confentis peame kahte plaani. Projektiplaan sätestab ära kõik konverentsi ettevalmistavad tegevused. Vahetult enne konverentsi kasvab tunduvalt detailide tähtsus. Siis me justkui suumime plaani sisse ja kirjeldame stsenaariumis ettevalmistavaid tegevusi ning kogu konverentsi voogu minuti täpsusega. Kui programmis on parimate töötajate tunnustamine, tähendab see väga täpset läbimõtlemist ja kirjeldamist: mis on moderaatori roll; mida teevad auhindu üle andvad juhid; kus auhinnad asuvad; mis toimub sel ajal ekraanidel; milline on muusikaline taust ja valgus; kuidas peavad auhinna saaja ja üleandja fotograafile poseerima jne. Kõik see toimub ühe minuti jooksul, kuid tegevusi on sinna surutud palju ja neid kirjeldamata ning asjaosalistele selgitamata toimuks laval paras rüselus.

Koostöö

Konverentsil on elluviimise etapis mitmeid osapooli ja allhankijaid. Plaanide 100% teostumise huvides on tähtis, et ka allhankijad, nagu toimumiskoha personal, catering, tehnikatiim, lisapersonal jt, töötavad koos korraldajaga nagu üks tiim. Selle tagamiseks peavad nad olema läbi töötanud stsenaariumi. Ka parima tahtmise juures võib allhankijatel ning partneritel midagi ununeda, sest üldjuhul töötavad nad suurema intensiivsusega (3–5 üritust nädalas) kui konverentsikorraldajad (1–2 üritust nädalas) ja kõik detailid lihtsalt ei püsi meeles. Ühisel koosolekul käiakse ürituse stsenaarium koos läbi ja kindlustatakse, et kõik saavad plaanist samamoodi aru. Konverentsi toimumise ajal väldi olukorda, kus korraldustiimi liikmed annavad allhankijale vasturääkivaid korraldusi. Aga isegi kui oma meeskonda ja partnereid täielikult usaldad, ole sel ajal liikumises ja kontrolli üle kriitilise tähtsusega kohad ja tegevused.

Proovid

Olgu konverentsi sisulise ja tehnilise keerukuse aste milline tahes, tasub võimalikult palju Endrik Randoja Confenti asutaja ja juht komponente läbi proovida. Kui oled esinejate slaidid kokku kogunud, siis vaata, kuidas nad toimumiskoha ekraanidel välja paistavad. Kas sul on erinevaid videosid, mida soovid näidata? Proovi ära! Mõni esineja pole ehk varem sarnases olukorras olnud ja tunneb end ebakindlalt? Kutsu ta eelõhtul lavaproovi tegema ja tunnetust saama. Viimasel ajal on konverentse kombeks avada live- või videospektaaklitega, mis nõuavad väga sünkroniseeritud tegevusi. Tee peaproov ja ole rahul alles siis, kui kõik läheb 100% plaanipäraselt. Kord oli meil kasutusel keeruline lavatausta tõstemehhanism, mis koosnes kümnest elektrivintsist. Viimase proovi käigus selgus, et üks mootoritest oli lakanud töötamast, nii et õnneks oli aega see veel ära vahetada.

Kriisijuhtimine

Hoolimata heast ettevalmistusest, detailsest stsenaariumist ja asjaosaliste briifimisest tuleb siiski ette ootamatusi. Näiteks juhtus ühel sisekonverentsil nii, et kliendi enda juhtivtöötaja rääkis 45 minuti pikkuse ettekande asemel vaid 10 minutit. Hoopealt tuli kogu päevakava korrigeerida, toitlustus varasemaks tuua ja järgmisi esinejaid informeerida. See tähendas ka seda, et tuli ise käed külge panna ja aidata toitlustust söögi väljapanekul. Viis minutit hiljem oli olukord lahendatud, päevakava korrigeeritud, asjasse puutuvad inimesed teavitatud. Oluline on säilitada rahu ning ka rahulik välja paista. Tihti vaatavad osalejad korraldustiimile otsa ning kujundavad oma arvamuse välja meeskonna kehakeele alusel. Võimalikke apse professionaalselt maandades ei pruugi osalejad arugi saada, et midagi plaanist kõrvale kaldus.

Kuigi konverentsi korraldusprojekt kestab mitu kuud, ei näe osalejad seda pikka ettevalmistust. Nemad näevad jäämäe veepealset tippu ehk konverentsipäeva. Valmistu põhjalikult, anna endast sellel päeval kõik ja pea lõpuni vastu! Mõnikord paistab konverentsidel välja, kui korraldajad hakkavad ennast liialt nautima ning lõpp kipub ära vajuma. Mõelge Eurovisioonile, mis on maailmatasemel produktsioon ja kus õhtujuhtide naeratus püsib lai kuni tiitrite lõpuni, kuigi võitja on selgunud ning asi on sisuliselt läbi juba minuteid varem.