Edu EXEX koduleht. Allikas: http://exex.eu/edu
Edu EXEX koduleht. Allikas: http://exex.eu/edu

Konverentsile tasub luua oma koduleht, mis jagab infot, võimaldab registreeruda ning jääb pärast konverentsi materjalide jagamise kohaks.

Kui majandus on heal järjel, on ka konverentsi-ilm heal järjel, konkurents on tihe ja võisteldakse raevukalt osaleja tähelepanu eest. Turundusse tasub aga panustada sõltumata sellest, kas tegemist on sise- või kliendikonverentside, tasuliste või tasuta üritustega. Millele eelkõige tähelepanu pöörata?

Vaata üle oma andmebaas

Kutsete saatmise aluseks on andmebaas, mis ei pruugi olla alati korrektne ning vajab järjepidevat täiendamist ja muutmist. Endiselt on palju kliendiinfot müügimehe peas ning seetõttu puuduvad kõigi oluliste klientide andmed või on need puudulikud ja vananenud. Kui andmebaasid ei ole korras, võib kogu turundusprotsess ootamatu tagasilöögi saada.

Mida varem, seda parem

Kuna hea tava kohaselt teavitatakse konverentsi toimumisest vähemalt kaks kuud ette, tasub save the date info välja saata kohe, kui kuupäev ja üldine sisu on paigas. Nõnda talitades saab ka sihtrühm programmi planeerimisel sõna sekka öelda ning on ühe hoobiga informeeritud ja kaasatud. Näiteks on Industry 4.0 in Practice konverentsi toimumisajast osalejaid juba teavitatud, kuigi see toimub alles 22. novembril 2017.

Mõtle hoolikalt läbi teavituskanalid

Sisekonverentsi turunduskanalina kasutatakse üldjuhul kalendrikutset. See on küll kindel, kuid suhteliselt kiretu viis kolleegidele konverentsist märku anda. Kuid ka siseturundus võiks olla loovam. Näiteks saab luua sündmuse tarbeks eraldi kodulehe, mis jääb pärast konverentsi käsitletud teemade keskuseks. Või üllatada kolleege töölauale toimetatud traditsioonilise paberkutsega või loova meenega.

Enamik konverentsidest müüakse maha ekirja teel. Kui on tähenduslik ja kvaliteetne sisu, siis sellest piisab ning pole vaja metsa raiuda, et osalejaid kohale saada. Mida tihedamas konkurentsis on aga üritus ja mida kallim see on (või mida kallim on osaleja aeg, kui tegemist on osalustasuta konverentsiga), seda suuremaks tasub planeerida turunduspanust: paberkandjal kutsed, kulleriga saadetud erilahendused ja meened, mis aitavad konverentsil esile tõusta. Reaktsiooni väljaselgitamiseks tasub vähemalt kõige olulisemad kutsutud inimesed ka üle helistada.

Olgu tegemist sise- või kliendikonverentsiga, aitab teavitustööd teha koduleht, mis kena kujunduse ja hea funktsionaalsuse korral tõstab ka sündmuse profiili märgatavalt. Konverentsi korraldava organisatsiooni esimene mõte on oma kodulehe kasutamine, mille juures võivad esineda aga piirangud. Näiteks ei pruugita kaubanduskontserni kodulehte luues mõelda sellele, et see peaks võimaldama atraktiivselt esitleda mitte ainult toidukaupa, vaid ka konverentsi ennast. Kuvada võiks programmi, võimaldada registreerumist ning pärast sündmust võiks üles laadida videoid, slaide ja muud materjali. Seetõttu tasuks kaaluda korralduspartnerite pakutavaid lahendusi.

Isetegemise pros & cons

Ettevõtetel on üldjuhul olemas oma turundusosakond ja üritust puudutav teavitustööd tasub läbi viia majasiseselt. Sellise toimimisviisi plussiks on otsekulude kokkuhoid, miinuseks aga see, et müügi- ja turundusinimesed ei saa teha oma põhitööd, vaid peavad tegelema konverentsi korraldamisega.

Esineda võib ka infotehnoloogilisi piiranguid – organisatsioon ei saa saata e-kirju soovitud kujul või kujundusega või kodulehe muudatused jms võtavad liiga kaua aega, sest suhelda tuleb peakontoris paikneva IT-spetsialistiga. Korralduspartneril on üldjuhul väljatöötatud ja toimiv teavitamise süsteem, millega nad saavad omalt poolt soovitada, keda oma nimekirjale lisaks konverentsile kutsuda. Confenti EXEX-ühisturunduse platvorm võimaldab kasu saada mitme samas sihtrühmas huvi omava ettevõtte koostööst.

Kuigi ettevõtete ja organisatsioonide kliendikonverentsid on eeskätt äriturule suunatud ja ei puuduta otseselt laiemat avalikkust, on korraldajad alati huvitatud, et nende üritus leiaks ka meedias kajastust. Kahjuks on turg konverentsidest küllastunud ning ajakirjanikud ei ole konverentsiinfo suhtes eriti vastuvõtlikud, nii et kiiret nõuannet on siin raske pakkuda. Confent on aastaid mitmete valdkondade ajakirjanikele oma tegemisi tutvustanud ja pole ka pakutava sisuga alt vedanud. Tänu sellele leiavad meie konverentsid kajastust otseülekannetena, uudisnuppudena, feature-artiklitena ning on populaarsed ka sotsiaalmeedias.