Fleet Mobility EXEX korraldatakse Volkswageni, Swedbanki ja Ecofleeti koostöös ja kulude jagamise põhimõttel. Foto autor on Joanna Jõhvikas.

Kvaliteetne konverents on kallis ja töömahukas aga nutikalt eelarvet planeerides ja finantseerimiskanaleid otsides võib konverentsi korraldamine olla odavam kui esialgu paistab.

Eelarve 

Eelarve osad laias laastus on sisu loomine sh esinejate tasud, projektijuhtimine, turundus ja PR, kommunikatsioon osalejatega, toimumiskoha rendid ja kujundamise kulud, tehnika ja videoproduktsioon, konverentsimaterjalide tootmine, konverentsi kohapealne teenindus, majutus, toitlustus ja meelelahutusprogramm. Kui seni on konverentsi korraldusega ise hakkama saadud aga soovitakse kasutada korralduspartneri abi, siis tuleb eelarvestamisel partneri töörahaks arvestada 10% - 30% eealrvest, seda sõltuvalt töö mahust. Summa võib tunduda suur aga tegelikult on see kulu olemas ka ise konverentsi tehes. Omatöötajate palgakulu lihtsalt konverentsi eelarves ei kajastata. Täna on organisatsioonid nii optimeeritud, et on odavam korraldusteenus sisse osta kui suurele osale oma töötajatest täiendav koormus panna valdkonnas, mis ei ole nende põhitegevus. Professionaalne korralduspartner oskab ka otsekulusid kokku hoida omades häid suhteid allhankijatega ning osundades eelarves kohtadele, mida saab soodsamalt korraldada. 

Hanked 

Sõltumata sellest, kas korralduspartnerit kasutatakse või mitte, tuleb enamus teenustest sisse osta, sest vähesed konverentsi korraldavad organisatsioonid teevad ise süüa või omavad konverentsiks sobivat ruumi. Parima hinna ja kvaliteediga teenuse saamiseks kasutatakse tihti hankeid. Riigiametid peavad teenused hankima riigihanke korras, kus üldjuhul tunnistatakse võitjaks odavaim pakkumine või kombinatsioon hinnast ja nõuetele vastamisest. Sedasi saadakse kas odav teenus, mis ei saa olla kvaliteetne või suunatakse hange teadlikult varem välja valitud teenusepakkujatele. Mõlemal juhul ei pruugi korraldav organisatsioon saada parimat turul saada olevat teenust.  

Kokkuvõttes parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenuse aluseks on täpsed ootused ning tunnustatult hea kvaliteediga teenusepakkujatega läbi rääkimine. Näiteks kutsuge esmasele kohtumisele 2 tunnustatud tegijat ning üks noorte ja hakkajate punt. Kuulake nende ideid, olge avatud ja paluge täpsustatud pakkumist neilt, kellega on hea klapp. Konverentsi planeerimine kestab pika perioodi ning eelarve suurusega sama tähtis on hea koostöö korralduspartneriga. 

Finantseerimise allikad 

Hinnapõhiste hangete ja kõige odavama pakkumise tagaajamise asemel tasub hoopis küsida: kuidas oleks võimalik teha koostööd hea korralduspartneriga, teostada kõrge kvaliteediga sündmus ning seda mõistlike kuludega. 

Ühisnimetajaks oleks kulude jagamine ja esimesena peaks otsa vaatama oma tarnijatele. Tarnijatel on reeglina olemas turunduseelarve, mida saab kasutada ka konverentsi vormis oma edasimüüjate turunduse edendamiseks. Enamik Eestis toimuvatest IT-konverentsidest korraldatakse ülemaailmsete tehnoloogiafirmade ressurssidega. 

Teine finantseerimise viis on ühisturundus. Võibolla ei ole otstarbekas korraldada oma klientuurile konverentsi üksi vaid kaasata samas sihtrühmas huvi omavaid teisi ettevõtteid. Confentil on selleks tarbeks välja töötatud formaat EXEX, mis koondab erinevates kategooriates ja kliendigruppides sama huvi omavaid ettevõtteid ja võimaldab neil otsustajateni jõuda lihtsamini ja soodsamalt kui üksi sündmust korraldades. Näiteks korraldavad EXEX-egiidi all ühise Autoveonduse Otsustajafoorumi Scania, Ecofleet, Neste, Schmitz Cargobull, kes omavahel ei konkureeri kuid on huvitatud autoveonduse valdkonna arendamisest. Kaasalöömine on neile kulude jagamise tõttu soodsam kui üksi sündmust korraldades ning nende personali ei seota ettevalmistustööga, kuna Confent teostab kõik vajalikud tööd. 

Kolmanda allikana tasub kontrollida, kas plaanitav konverents vastab mõne EAS-i, kohaliku omavalitsuse või muu taolise organisatsiooni projektide ja programmide eesmärkidele. 

Ja lõpuks, kui konverentsi sisu ja kontaktid on ainulaadsed, saab sündmuse finantseerida osalustasudest. Üleilmne trend on see, et suured ja märgilised sündmused nagu Nordic Business Forum suudavad end hästi müüa. Samas on turu keskmise segmendi tasulised konverentsid peaaegu täielikult asendumas üha kvaliteetsemate kliendikonverentsidega, mis on kutsutud külalistele tasuta. Näitena võib tuua Eesti ühe olulisima juhtimiskonverentsi Danske Liidrite Foorum või Balti jaekaubanduse ja maksete tippsündmuse Swedbank Card Payment Forumi.