Eelmise aasta Danske Liidrite Foorumi korraldasime kinos Kosmos, kus sai ära kasutada tohutu kinoekraani ning fuajeede ekraanid. Foto autor on Joanna Jõhvikas.
Eelmise aasta Danske Liidrite Foorumi korraldasime kinos Kosmos, kus sai ära kasutada tohutu kinoekraani ning fuajeede ekraanid. Foto autor on Joanna Jõhvikas.

Kohavalik sõltub sellest, millise näo ja miljööga sündmust soovitakse teha, millised on eelarvelised võimalused ning kui palju on aega ja oskusi korraldusse panustada.

Hotellid

Hotellide konverentsikeskustes on lihtne konverentsi korraldada, sest seal on olema tehnika, mööbel, fuajee näituseala jaoks, restoran ning majutusvõimalus. Hotelle tasuks eelistada juhul, kui ootused ruumide spetsiaalsele kujundamisele ei ole väga kõrged. Samuti sobib hotell hästi, kui konverentsil osalevad majutust vajavad väliskülalised. Näiteks Swedbanki Card Payment Forumi korraldame Radisson BLU hotellides, kuna osalejaid on kõigist Baltimaadest ja kaugemalt. Kogu tegevuse koondamine ühte majja on väliskülalise jaoks mugavam kui mööda linna orienteerumine.

Hotellide hinnapoliitka eeldab korraldajalt valvsust. Enamalt jaolt pakuvad hotellid eraldi hinda ruumide rendile ja lisateenustele. Aga näiteks Swissotelis sisaldub ruumi hind toitlustuse maksumuses ja Hilton on Eesti turule toonud hinnastamise põhimõttega „kogumaksumus/osaleja“. Need erisused teevad hindade võrdlemise keeruliseks ning seetõttu soovitame pigem võrrelda kogukulu. Lepingu juures tasub tähele panna, et pärast selle sõlmimist ei soovi hotellid üldjuhul tellimusi vähendada, sestap tasub täpseid mahte teadmata esialgu broneerida pigem vähem ruume, toitlustust ja majutust ning hiljem järk-järgult mahte kasvatada.

Teatrid, kinod, kontserdisaalid

Pidulikkust eeldavale konverentsile on teater või kontserdisaal väga sobilikud. Näiteks Vanemuise, Pärnu ja Jõhvi kontserdimaja ning Estonia kontserdisaal on tähenduslikud ja kaunid kohad. Eelmise aasta Danske liidrite foorumi korraldasime kinos Kosmos, kus sai ära kasutada tohutu kinoekraani ning fuajeede ekraanid. Teatrid ja kontserdimajad pakuvad palju võimalusi lava loominguliseks lahendamiseks ning sinna on palju tehnikat juba sisse ehitatud. Ruumide füüsilise funktsionaalsuse osas tasub silmas pidada, kas sobib, kui toolid on paigutatud nn teatristiilis, või on soov need kuidagi teisiti panna. Näiteks Eesti Kontserdi saalides saab tooliread eemaldada, kuid alternatiivne paigutus (bankett vms) tuleb ise korraldada ja finantseerida. Kuna teatri- ja kontserdisaalid pole üldjuhul ehitatud toitlustamise jm tarbeks, tasub uurida, kas fuajeed ja catering’i jaoks vajalikud ruumid vastavad korraldaja ootustele.

Kultuuriasutuste puhul võib olla keeruline leida vaba päeva konverentsi korraldamiseks. Esimese „ei” peale ei tohiks siiski heituda, sest mõnikord on võimalik teha muudatusi kontsertkavades. Ruumi enese rent on teatris ja kontserdisaalis kallis, aga üldjuhul on korraldajal vabadus lisateenused ise tellida ja kogukulud ohjas hoida.

Muuseumid ja sündmuskeskused

Viimasel aasta jooksul on avatud mitmeid mitmeotstarbelisi kohti nagu Kultuurikatel ja SpaceX Ülemiste Citys. Need on vahvad keskkonnad, mis võimaldavad korraldada väga omanäolisi üritusi ja sobivad neile, kes viitsivad sündmuse lavastamisega rohkem vaeva näha. Industry 4.0 in Practice sobis nagu valatult SpaceXi sündmuskeskuse industriaalsesse keskkonda. Enamik tehnikast ja sisustusest tuleb korraldajal ise organiseerida, kuigi ka nende kohtade peremehed/-naised pakuvad soovi korral täisteenust kõige vajaliku hankimisel. Vahvateks kohtadeks on ka muuseumid nagu Lennusadam või Ahhaa Keskus, kuid seal peab arvestama päevaste lahtiolekuaegadega, nii et need sobivad pigem õhtuseks poolametlikuks koosviibimiseks kui kogu päeva kestvaks konverentsiks.

Improviseeritud toimumiskohad

Loomingulisemad kliendid ärgitavad korralduspartnereid mõtlema hotellidest, teatritest ja sündmuskeskustest kaugemale. Külalisele soovitakse pakkuda elamust vanas tehasehoones või mõnes muus ajaloolises ehitises või püstitada telk looduskaunisse kohta. Plusspoolel on toimumiskoha ainulaadsus ning võimalused seda kujundada kõige fantaasiarikkamal moel. See aga eeldab kogu tehnikalahenduse, dekoratsioonide, sisustuse, valgustuse jm nullist ülesehitamist. Lisaks pead mõtlema asjadele, mille peale teistes kohtades ei tulegi: kuidas korraldada tualetid, kas katus peab vihma, kuidas ruum soojaks kütta?

Üks ekstreemsemaid konverentsi toimumiskoha lahendusi oli 2003. aasta Tartu juhtimiskonverents, kus hariv jätkuprogramm toimus metsas, kuhu osalejad suundusid erirongiga, Ants Laaneots pidas ettekande, seistes metsalagendikule pargitud sõjaväeveoka kastis, ning aftekas toimus kolhoosi mahajäetud masinatöökojas.

Sõltumata toimumiskoha liigist võib eelarvet suuresti mõjutada see, kui palju te vajate aega ruumide ettevalmistamiseks. Mõned toimumiskohad küsivad ettevalmistusaja eest täishinda, mõnel on ettevalmistamiseks erihind ning mõned võimaldavad ettevalmistust tasuta, eeldusel, et ruumid on vabad.