Industry 4.0 in Practice konverentsi programmi koostamisel osales üle 20 organisatsiooni. Foto: Joanna Jõhvikas
Konverents peab olema kas ametialaselt kasulik või inimlikult huvitav. Mõlemal juhul sõltub tulemus sisu kvaliteedist. Seekordses konverentsikoolis vaatame, kuidas tekib hea sisu ja milliseid esinejaid kaasata.

Start!

Sisu koostamine algab põhisõnumi kokkuleppimisest: mida tahame oma töötajatele või klientidele öelda. Seejärel jagatakse sõnum olulisteks teemadeks ja leitakse igale oma esineja(d). Sobivate teemade ja esinejate leidmiseks antakse sõna kõigile töörühma liikmetele nii, et keegi liigselt domineerima ei hakka.

Teine võimalus on teha teemade küsitlus sihtrühmas (mis on kasulik turunduslikult) või luua selle valdkonna tippudest koosnev nõukoda, kes kohtub paar korda mõnusas miljöös ning jagab ideid ja infot.

Teemad

Hea sise- või kliendikonverents ei pea ainult oma organisatsiooni mantrat edastama. Näiteks Danske Liidrite Foorum aitab osalejate äri kasvatada ja panga teemasid pea ei puudutatagi. Oluline on rääkida lugusid ja lasta pigem teistel sinust lugusid rääkida, kui ise ennast upitada.

Formaat

Kõige levinumad on nn rääkivate pead, kus programm koosneb ettekannetest. Üha enam aga kasutatakse vestlusringe, kus arvamusliidrid avavad end oskusliku moderaatori juhendamisel. Sisekonverentsidel on trendiks osalejate kaasamine rühmatöödes ja mõttetalgutel.

Esinejad

Nii sise- kui kliendikonverentsi puhul alusta oma organisatsioonist. Ära panusta tingimata säravate tiitlite peale, vaid leia need, kel on oskusi ja tahtmist teemat jagada. Aga ainult oma töötajatest koosnev programm pole veenev ja ei pruugi ka olla köitev.

Kliendikonverentsile kaasa edumeelsed kliendid, kes tutvustavad oma õnnestumisi, milles sinu ettevõttel on olnud oluline roll. Näiteks konverentsil „Fleet/Mobility EXEX“ räägib Scania esindaja oma kogemusest Ecofleeti telemaatikalahenduse kasutusel.

Sisekonverentsile kutsu kogemust jagama teisi organisatsioone, kes plaanitava muudatuse on läbi teinud ja võivad sinu personali julgustada. Hea ressurss on tarnijad ja koostööpartnerid, kelle tööülesannetesse on sinu äri edendamine sisse kirjutatud.

Kõige väärtuslikumad on aga valdkonna arvamusliidritest praktikud. Need inimesed on üldjuhul põhitööl hästi tasustatud ning rahaga neid ei püüa. Välispraktikute puhul aitab teadmine, millised on nende hobid: võibolla paelub neid Eestisse tulles tiir golfi, üks hea põdrajaht või hoopis ooper. Muide, ka nõukoja liikmete hulgast saab esinejaid värvata.

Mõne nimeka välisesineja puhul tasub silmas pidada järgmist: soodsad ja head on pikalt ette broneeritud, seega tuleb kutse esitada aegsasti. Hinnaklassis 5000 – 20 000 on palju tegijaid, kuid nad ei ole nii nimekad ega ka eriti sisulised. Tõelised nimed algavad 40 000 – 50 000 eurost ja isegi kui need vahendid on olemas, tasub kontrollida, ega enamik sinu sihtrühmast pole seda tegelast juba esinemas näinud.

Väga vahvad on kodumaised arvamusliidrid, kes käsitlevad teemat hoopis teisest vaatenurgast. Lavastaja ärijuhtimist. Kunstnik turundust. Loomade uurija logistikat. Veondusfoorumi „Road Transport EXEX“ populaarseim esineja oli näiteks Aleksei Turovski, kes rääkis loomariigi nn vedajatest.

Kvaliteet

Tarnijate puhul peab olema ettevaatlik, sest tihti on nad harjunud mööda maailma reisima ja standardettekandeid pidama. Nõua kliendikaasuse esitamist ja keela otsene tootetutvustus ning promo.

Professionaalsed esinejad võivad olla oma ettekande mugandamisel väga paindlikud või siis sootuks paindumatud, n-ö ühe hiti mehed. Juba läbirääkimiste alguses tasub välja selgitada, kas ja kui palju on nimekas guru valmis sinu vajadustega arvestama.

Oma töötajate puhul aitab esinemise läbimängimine, mille käigus saad kolleegi suunata. Just oma kolleegid on need, kes võivad korraldajat alt vedada, jättes ettevalmistamise viimasele hetkele.

Mis puutub esinejatesse väljastpoolt organisatsiooni, siis meie teeme üldjuhul kõigiga eelintervjuu ning see annab ettekujutuse, mida sisus ja esinemises võiks muuta. Kui esineja on testimisel ebakindel, aga juba välja kuulutatud, võib ettekande asemel pakkuda hoopis talkshow formaati, mille käigus on moderaatoril võimalik vestlust suunata. Nii võetakse esinejalt suurem stress ära, samuti kulub tal vähem aega ettevalmistamiseks.