Võrgunduse ja infoturbe Summitit korraldavad koos Security Software ja Võrguvara kaasates ka oma tarnijad. Ettevalmistavasse tiimi kuulub 4 inimest aga sündmusel suhtleb klientidega palju laiem ring inimesi mõlemast ettevõttest. Sündmuse korralduspartner on Confent OÜ. Foto: Kristi Kamenik
Võrgunduse ja infoturbe Summitit korraldavad koos Security Software ja Võrguvara kaasates ka oma tarnijad. Ettevalmistavasse tiimi kuulub 4 inimest aga sündmusel suhtleb klientidega palju laiem ring inimesi mõlemast ettevõttest. Sündmuse korralduspartner on Confent OÜ. Foto: Kristi Kamenik

Suure osa Eestis toimuvatest konverentsidest korraldavad oma klientidele, töötajatele ja partneritele ettevõtted-asutused ise. Konverentsikool on mõeldud eeskätt neile tublidele inimestele, kes korraldavad konverentse oma põhitöö kõrvalt. Soovin jagada oma 15 aasta jooksul saadud kogemusi, et kõigi konverentsitiimide aega, raha ja närve kokku hoida. Konverentsikooli esimene osa räägib korraldustiimi loomisest.

Teeme ise konverentsi

Korraldustiimi on vaja laias laastus kolme liiki oskustega tegijaid. Esiteks sisu eest vastutajat. Ta ei pea teadma absoluutselt kõike, vaid looma pigem võrgustiku, mille liikmed aitavad valdkonna kuumad teemad ja kõneisikud välja sõeluda. Teiseks on vaja müüjat-turundajat, kui konverentsi müüakse majast välja, näiteks klientidele. Ja kolmandaks peab keegi suutma plaanid ellu viia ehk tagada tehnilise teostuse.Üks neist kolmest peaks võtma ka projekti juhtimise vastutuse.

Kui konverentsitiim on paigas, peaks juhtkond laskma sel rahulikult tegutseda, sest hilisemad ülesõitmised demotiveerivad tegijaid ja ei tule sündmusele kasuks. Oma töötajatele või klientidele mõeldud konverents on nii tähtis sündmus küll, et vähemalt üks tippjuhtkonna liige võiks sellega algusest peale lähemalt seotud olla.

Oht tekib siis, kui korraldustiimis soovib kaasa lüüa ehk isegi liiga palju huvilisi. Kui tekib väga palju arvamusi, siis võivad ettevalmistused venida ja konverentsi fookust hajutada – lõpptulemus on nii hambutu, et ei häiri kedagi, aga ei vaimusta samuti kedagi.

Ostame teenuse sisse

Kui tellida konverentsi korraldus mõnelt konverentsikorraldajalt, tähendab see sisuliselt oma tiimi laiendamist väljast sisse ostetavate oskuste ja tööjõuga. Seega tasub tegija leidmisel järgida samu kriteeriume mis värbamisel:

1) tegija varasem kogemus,

2) soovitused senistelt klientidelt,

3) ideed sündmuse läbiviimiseks,

4) võime ideed ellu viia.

Konverentsiteenuse pakkujast saab ideaalis mõneks ajaks tellija meeskonna liige, kes töötab samas rütmis tema tiimiga. Danske liidrite foorumi puhul naljatame tiimiga, et uue planeerimistsükli alates kolime sisse. Danskes on väga funktsionaalne korraldustiim, kuhu kuulub pangajuht, panga turundusdirektor, äripanganduse juht ning -turundusjuht.

Muidugi maksab korraldusteenuse sisseostmine raha. Ning kuigi projekti otsekulud võrreldes ise tegemisega suurenevad, jäävad lõpuks kogukulud mõlemal juhul üsna sarnaseks: tööjõukulu asub lihtsalt teises kohas.

Hanke korras proffide kaasamisel ei tohiks kasutada vaid hinnapõhiseid hindamiskriteeriume. Turult kuuleb tihti nurinat sedasi sõlmitud koostöösuhte aadressil, nii tellijate kui täitjate poolt. Viimasel ajal liigub hangetes hindamiskriteeriumite osakaal hinnalt sisule ning see võimaldab kaasata sobivama professionaali.

Kaasame kliendid ja partnerid

Partnerite ja tarnijate kaasamine konverentsitiimi aitab paremini aru saada, milline sisu kliendile korda läheb, ning ühtlasi kasvatada korralduslikku ja finantsilist musklit. Confent on loonud näiteks mitmete valdkondade tippsündmuste sarja EXEX, kus ühendame samale sihtgrupile teenuseid pakkuvate, kuid omavahel mittekonkureerivate ettevõtete teadmised ja vahendid. Tarnijate kaasamine korraldustiimi on iseäranis kasulik, sest lisaks teadmistele ja suhetele võivad nad kaasa tuua ka finantstoe.

Väga hea näide erialaliidu liikmeid, organisatsioone ning valdkonna ettevõtteid kaasavast ning toimivast töörühmast on Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liidu (ITL) korraldatava Industry 4.0 in Practice konverents. Töörühmas on üle 20 kaaskorraldaja ja partneri, aga ometi koostöö toimib ja kõik loovad väärtust. Edu võtmeks on selgelt määratletud ajaperioodid, millal toimub ideede genereerimine, tegevusplaanide koostamine ja elluviimine. Samuti on kohe protsessi alguses ära otsustatud, kes millises etapis ja mil määral panustab.